Wolfsburg. Die Stadt Wolfsburg will die Digitalisierung ihrer Verwaltung weiter vorantreiben und plant laut einer Pressemitteilung die Einführung eines neuen ERP-Systems (Enterprise Resource Planning). Mit dem Projekt soll eine moderne, integrierte Softwarelösung zur zentralen Steuerung von Finanz- und Personalprozessen geschaffen werden. Das bisher eingesetzte System, das seit 2001 in Betrieb ist, wird damit durch eine zukunftsfähige Lösung ersetzt. Hintergrund ist unter anderem die angekündigte Einstellung des Supports für die bisherige Systemgeneration durch den Hersteller ab Ende 2027.
Oberbürgermeister Dennis Weilmann betont: „Mit einem neuen ERP-System modernisieren wir die digitale Grundlage unserer Verwaltung. Wir investieren damit gezielt in effizientere Prozesse, eine leistungsfähige und sichere IT-Infrastruktur sowie bessere Arbeitsbedingungen für unsere Mitarbeitenden. Gleichzeitig schaffen wir die Voraussetzungen, um Verwaltungsleistungen auch künftig zuverlässig und wirtschaftlich zu erbringen.“
Skalierbare, cloudbasierte Architektur
Jens Hofschröer, Dezernent für Digitales und Wirtschaft, führt weiter aus: „Mit der Einführung von SAP S/4HANA und SuccessFactors schaffen wir die technologische Basis für eine medienbruchfreie, datengetriebene Steuerung zentraler Verwaltungsprozesse und stärken zugleich Transparenz sowie strategische Steuerungsfähigkeit im Konzern Stadt. Damit lösen wir nicht nur ein Altsystem ab, sondern etablieren eine skalierbare, cloudbasierte Architektur, die künftige fachliche, regulatorische und technologische Anforderungen nachhaltig abbildet.“
Zukunftsfähigkeit des Systems
Grundlage für die Auswahl ist ein umfassendes verwaltungsinternes Vorprojekt. Darin wurden bestehende Aufgaben und Prozesse analysiert, Anforderungen definiert und verschiedene Anbieter anhand eines strukturierten Kriterienkatalogs bewertet. Wesentliche Anforderung war - neben der rechtssicheren Abwicklung und Erfüllung der Ist-Prozesse - insbesondere die Zukunftsfähigkeit des Systems. Um Effizienzpotenziale nachhaltig zu erschließen und die digitale Transformation der Verwaltung strategisch voranzutreiben, richtete sich der Blick dabei auf eine durchgängige Prozessautomatisierung, den gezielten Einsatz von Künstlicher Intelligenz sowie eine nahtlose Integration in die bestehende und zukünftige IT-Landschaft. Gleichzeitig soll das neue ERP-System die vollständige Erfüllung aller bisherigen fachlichen und prozessualen Anforderungen gewährleisten. Darüber hinaus muss es die Einhaltung der gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben sicherstellen.
Um sich ein fundiertes und praxisnahes Bild von den jeweiligen Lösungen zu verschaffen und die konkrete Umsetzung der definierten Anforderungen transparent nachvollziehen zu können, wurden im Auswahlprozess umfassende Live-Demonstrationen durchgeführt, in denen zentrale Prozesse, Automatisierungsszenarien und Integrationsmöglichkeiten realitätsnah präsentiert und bewertet wurden.
Im Ergebnis empfiehlt die Verwaltung die Einführung eines Finanzsystems auf Basis von SAP S/4HANA in der Private Cloud mit einem speziell für Kommunen entwickelten Standard-Template sowie die Einführung des Personalmanagement- und Abrechnungssystems SAP SuccessFactors in der Public Cloud. Beide Lösungen werden vom Softwareunternehmen SAP bereitgestellt.
Für die Einführung des neuen Systems werden einmalige Projektkosten von rund 4,0 Millionen Euro veranschlagt, verteilt über mehrere Jahre. Nach vollständiger Einführung werden die jährlichen Betriebskosten voraussichtlich bei rund 1,7 Millionen Euro liegen. Ein Teil dieser Kosten wird durch den Wegfall bisheriger Betriebs- und Wartungskosten sowie durch Effizienzgewinne kompensiert.
Die Umsetzung erfolgt schrittweise über mehrere Jahre. Zunächst sollen zentrale Funktionen im Finanzwesen sowie wesentliche Module des Personalmanagements eingeführt werden. Parallel wird ein Projektteam aufgebaut, das die Einführung koordiniert und die Einhaltung von Zeit-, Qualitäts- und Budgetzielen sicherstellt.
Die entsprechende Vorlage wird in den politischen Gremien beraten. Der Ratsbeschluss zur Bereitstellung der Mittel und zum weiteren Vorgehen ist für den 18. März vorgesehen.
