Region. Ein Sportverein beantragt Fördermittel, ein Kulturverein plant ein Sommerfest, ein Heimatverein möchte ein Gruppenfoto veröffentlichen. Was nach gewöhnlicher Vereinsarbeit klingt, bringt schnell zahlreiche Pflichten mit sich: Anträge müssen korrekt ausgefüllt, Genehmigungen eingeholt und Bildrechte geklärt werden. Aus wenigen Handgriffen wird so schnell eine Vorbereitung, die sich über Wochen zieht. Formulare, Fristen und Nachweise prägen längst den Alltag vieler Vereine. Wo früher ein Anruf genügte, sind heute häufig Fachwissen und klare Zuständigkeiten gefragt. Das bindet Zeit und führt dazu, dass Vorstände öfter am Schreibtisch sitzen, statt sich dem eigentlichen Vereinsleben zu widmen.
Beim BürgerKolleg der Bürgerstiftung Braunschweig laufen die Anfragen an mehreren Stellen zusammen. „Hohe Nachfrage besteht zu Fundraising-Strategien, Förderanträgen sowie korrekter Abrechnung und dem Erstellen von Verwendungsnachweisen", sagt Patrick Scheunemann von der Bürgerstiftung. Hinzu kommen Fragen zu Satzungen, Gemeinnützigkeit, Haftung und den Pflichten des Vorstands. Auch in Wolfsburg melden sich Vereine mit ganz unterschiedlichen Anliegen. „Die Vereine in unserer Stadt sind so vielfältig wie die Menschen, die sich engagieren", sagt Christiane Groth von der Stadt Wolfsburg. Das Spektrum reicht von Fördermöglichkeiten und städtischen Veranstaltungen bis zur Öffentlichkeitsarbeit. In rechtlichen Angelegenheiten verweist die Stabsstelle Ehrenamt an die jeweils zuständigen Fachstellen; eine eigene Rechtsberatung bietet sie nicht an.
Der Beratungsbedarf wächst spürbar
„Der Schulungs- und Orientierungsbedarf nimmt zu, da bürokratische Auflagen zunehmen und der Druck zur Professionalisierung steigt", erklärt Scheunemann. Zugleich werde die Förderlandschaft komplexer, während öffentliche Fördertöpfe schrumpften und Unternehmen ihr Sponsoring einschränkten. Besonders häufig gebe es Unsicherheiten beim Datenschutz und beim Gemeinnützigkeitsrecht. In Wolfsburg lässt sich das an Zahlen ablesen: Der Newsletter der Stabsstelle Ehrenamt hat inzwischen mehr als 1.000 Abonnentinnen und Abonnenten, die Zahl der Anträge auf die Niedersächsische Ehrenamtskarte stieg 2025 um 25 Prozent.
Kleine Vereine trifft die Bürokratie besonders hart
„Besonders betroffen sind kleine und mittlere Vereine – insbesondere reine Mitmach- und Spartenvereine, die rein ehrenamtlich geführt werden und keine hauptamtliche Geschäftsstelle haben", sagt Scheunemann. Dort muss der Vorstand häufig mehrere Aufgaben zugleich übernehmen – von der Fördermittelakquise über Datenschutz und Buchhaltung bis zum Veranstaltungsmanagement. Auf die Frage, woher die Belastung eigentlich kommt, hat Scheunemann eine klare Antwort: „Es ist selten die einzelne Vorschrift, sondern die Kumulation aller Pflichten – von Datenschutz über GEMA, Steuerrecht bis hin zu Nachweispflichten für Förderer und Sicherheitskonzepten“, sagt er. Nach seiner Beobachtung verzichten manche Vereine deshalb auf Förderprogramme oder Veranstaltungen, wenn der Aufwand den erwarteten Nutzen übersteigt.
Die Stadt Wolfsburg unterscheidet bei ihren Verfahren nach eigenen Angaben nicht zwischen großen und kleinen Vereinen. „Uns ist es wichtig, alle Vereine gleichwertig zu behandeln", so Groth. Die Stabsstelle setzt deshalb auf eine schnelle und persönliche Beratung bereits vor der Antragstellung.
Wenn Verwaltung Vorstandsämter unattraktiv macht
Das macht sich auch bei der Suche nach neuem Vorstandsnachwuchs bemerkbar. Hoher Verwaltungsaufwand und persönliche Haftungsrisiken hielten potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten davon ab, ein Vorstandsamt zu übernehmen, so Scheunemann. „Wenn 70 Prozent der Zeit für Verwaltung, Buchhaltung und Nachweise draufgehen, führt das zu Frust und Amtsniederlegungen." Gerade bei anstehenden Generationswechseln wirkten umfangreiche Verwaltungsaufgaben auf jüngere Engagierte wenig einladend.
Nach Einschätzung der Stadt Wolfsburg wird die Vorstandsarbeit ebenfalls komplexer und zeitintensiver – unter anderem durch Datenschutz, Gemeinnützigkeitsrecht und Digitalisierung. Als mögliche Entlastungen nennt Scheunemann pauschalisierte Abrechnungen, vereinfachte Verwendungsnachweise und zentrale digitale Anlaufstellen. Wolfsburg verweist außerdem auf bereits bestehende Maßnahmen: Eine Koordinierungsstelle unterstützt Vereine bei Fragen zur Veranstaltungssicherheit. Inhaberinnen und Inhaber der Ehrenamtskarte werden zudem von Gebühren für Führungs- und Gesundheitszeugnisse befreit. „Ohne die vielen Ehrenamtlichen wäre Wolfsburg nicht die vielfältige, lebendige und lebenswerte Stadt, die sie heute ist", sagt Groth. Ziel sei es deshalb, bürokratische Hürden abzubauen und Vereine durch Beratung, Vernetzung und passgenaue Angebote zu entlasten.
