Gifhorn. Die Krise des Mühlenmuseums beschäftigt derzeit viele Gifhorner. Doch in welchem Maße trägt die Stadtverwaltung Mitverantwortung für die finanzielle Misere? Im Protokoll der Sitzung des Fachausschusses Mühlenmuseum vom 8. April findet sich ein brisantes Dokument hierzu. Der städtische Fachbereich Rechnungsprüfung nimmt hierin die Antworten der eigenen Verwaltung auf einen Fragenkatalog der Grünen auseinander und spart nicht mit Kritik.
Das über 20-seitige Dokument, das in der Ausschusssitzung allerdings nicht direkt thematisiert wurde, fügt zu den meisten Antworten der Stadt auf den umfangreichen Fragenkatalog der Fraktion Bündnis 90 / Die Grünen aus der Februar-Sitzung des Mühlenmuseum-Ausschusses "ergänzende Klarstellungen" an. Der Stadtverwaltung werden unter anderem mangelnder Informationsfluss, Verstöße gegen das Budgetrecht des Stadtrats und Fehler bei der Aufstellung des Betreibervertrages für das Museum vorgeworfen.
Auskunftsfähigkeit muss jederzeit möglich sein
"Grundsätzlich müssen eine laufende oder anlassbezogene Berichterstattung und Auskunftsfähigkeit der Verwaltung gegenüber den politischen Gremien jederzeit möglich sein", stellt der Fachbereich Rechnungsprüfung klar. Der Verweis der Verwaltung auf die regelmäßig stattfindenden Sitzungen des Gestaltungsbeirates reiche nicht aus.
Der Gestaltungsbeirat sei zur Begleitung und Ausgestaltung des Vertragsverhältnisses gebildet worden und sei paritätisch mit Personen aus der Politik und von Seiten der Betreibergesellschaft besetzt. "Dessen personelle Besetzung und Funktion reicht nicht ansatzweise aus, um die Aufgaben der internen Beratung, Steuerung und Entscheidung über eine so große Liegenschaft im Eigentum der Stadt Gifhorn durch die dafür zuständigen und vollständig mit politischen Entscheidungsträgern besetzten Gremien (Ausschuss für Hochbau, Tiefbau und Liegenschaften, Verwaltungsausschuss und Rat) zu ersetzen", wird der Fachbereich Rechnungsprüfung deutlich.
"Hätte laufend erfolgen müssen"
Eine Berichterstattung – auch zu entstehenden Fragestellungen, Schwierigkeiten und Anforderungen – zum Vertragsverhältnis hätte aus Prüfungssicht in den vorstehenden Gremien durch die Verwaltung laufend erfolgen müssen, um eine sachgerechte Steuerung durch die politischen Entscheidungsträger überhaupt zu ermöglichen, so der Vorwurf.
"Systemische Mängel"
Auch wenn die Verwaltung dem Vorwurf des Rechnungsprüfungsamtes, bezüglich des Mühlenmuseums bestünden "systemische Mängel", widersprochen hatte, bleibt das Amt bei dieser Ansicht. Auch im weiteren Zeitverlauf nach Fertigstellung der Prüfungsberichte seien dem Fachbereich Rechnungsprüfung in der Folge weitere Feststellungen und Mängel offenkundig geworden. Die Einplanung von personellen und finanziellen Ressourcen erst ab 2025, die trotz langer Vorbereitungszeit erklärte Unkenntnis über die gravierenden baulichen Mängel, die rechtlichen Fragen zum Betreibervertrag sowie die ersten ergriffenen organisatorischen Maßnahmen zeigten zudem, dass Mängel und umfassender Handlungsbedarf vorhanden waren und weiterhin sind.
Die in den Gesprächen mit der Verwaltung während des Prüfungsverlaufs seit April 2024 aufgezeigten Feststellungen, Risiken und Empfehlungen seien überwiegend nicht oder nicht im erforderlichen Maß angegangen worden. Insbesondere die sich für beide Vertragspartner aus dem Betreibervertrag ergebenden Handlungsunsicherheiten, welche weitreichende Folgen für die Umsetzung des Betreiberkonzeptes seitens der Stadt und des Betreibers hätten, seien trotz wiederholter Empfehlungen seit April 2024 nicht entsprechend aufgegriffen und nicht mit einer schriftlichen Vereinbarung ergänzender oder geänderter Regelungen beseitigt worden.
"Liegenschaftsbetreuung reicht nicht aus"
Zum 1. Februar 2026 wurde seitens der Stadt eine zentrale Liegenschaftsbetreuung für das Mühlenmuseum geschaffen. Aus Sicht des Prüfungsamtes reiche das aber nicht aus. Für herausgehobene Projekte wie das Mühlenmuseum sei grundsätzlich eine übergreifende Projektsteuerungsfunktion unter Einbindung aller beteiligten Fachbereiche erforderlich, welche bislang nicht vorhanden sei. Die Handlungsunsicherheiten in Bezug auf die Umsetzung des Betreiberkonzeptes und der vertraglichen Grundlagen würden aus Prüfungssicht nicht allein durch die Einsetzung eines zentralen Hauptansprechpartners aufgeklärt und gelöst.
Nach den Regelungen im Betreibervertrag und nach den bisherigen und aktuellen Ausführungen der Verwaltung obliege die Pflicht zur Bauunterhaltung des Mühlenmuseums und zum pfleglichen Umgang mit der Liegenschaft ausschließlich dem Betreiber. Im Prüfungszeitraum seien trotzdem seitens der Stadt Gifhorn Aufwendungen für umfängliche Bau- und Dienstleistungen übernommen worden. Auch die Einplanung von Haushaltsmitteln zur Bauunterhaltung ab dem Jahr 2025 widerspreche grundsätzlich dem Betreibervertrag.
Belastung des Haushalts
Trotzdem seien Haushaltsmittel für die Bauunterhaltung in Höhe von 220.000 Euro eingeplant. Sollte die Stadt Gifhorn zukünftig – nach Änderung des Betreibervertrages – die Aufgabe der Bauunterhaltung ganz oder anteilig übernehmen, bedeute dies eine langfristige finanzielle Verpflichtung und Belastung für den städtischen Haushalt.
Verstoß gegen das Budgetrecht
Ein weiterer Vorwurf, den die Verwaltung aber bestreitet, ist der, dass gegen das Budgetrecht des Rates verstoßen wurde. Große Summen seien aus dem jährlichen allgemeinen Ansatz für die Bauunterhaltung prioritär für das Mühlenmuseum verwendet worden. Die Mittel im Bauunterhaltungsbudget seien aber insgesamt zweckgebunden geplant und genehmigt. "Wird – insbesondere ohne zeitgerechte Information und Genehmigung durch die Vertretung – in einem so wesentlichen Umfang davon abgewichen, widerspricht dies dem Budgetrecht des Rates. Eine solche Abweichung kann auch nicht mehr über die Befugnis zu einer flexiblen Haushaltsbewirtschaftung gedeckt werden", so die Meinung der Prüfer.
Für viel Kritik sorgt auch der gültige Betreibervertrag. So fehlt ein konkretes Datum zur Stellung der Bürgschaft in Höhe von 300.000 Euro zur Absicherung der vertraglichen Investitionsverpflichtung. Es bleibe aus Prüfungssicht die Frage offen, weshalb die Verwaltung diese vom Betreiber geschuldete Leistung nicht konsequent eingefordert habe beziehungsweise warum diese vertragliche Verpflichtung vom Betreiber nicht erfüllt wurde.
Stadt streckt das Geld vor
Auch der Modus der Betriebskostenabrechnung wird moniert. Demnach trägt der Betreiber alle mit dem Betrieb des Museums, seiner Grundstücke, Gebäude und Anlagen anfallenden Betriebskosten. Die Abrechnung habe bis zum 31. Dezember des Folgejahres zu erfolgen. Aus Sicht des Fachbereiches Rechnungsprüfung verstößt diese Regelung gegen das geltende Haushaltsrecht, da die Stadt Gifhorn die anfallenden Betriebskosten in der Regel monatlich bereits bezahlen und steuerrechtlich weiterverarbeiten muss.
Diese fast vollständige Vorfinanzierung der Betriebskosten über jedes laufende Haushaltsjahr und darüber hinaus bis gegebenenfalls Dezember des Folgejahres in Höhe eines sechsstelligen Betrages pro Jahr sei mit den kommunalhaushaltsrechtlichen Vorschriften, insbesondere dem obersten Grundsatz einer wirtschaftlichen und sparsamen Haushaltsführung, nicht vereinbar. Gerade in den letzten Jahren habe die Stadt Gifhorn jeweils über längere Zeiträume Kredite zur Liquiditätssicherung aufnehmen müssen, so dass die Vorfinanzierung der Betriebskosten zusätzlich Kreditzinsen koste.
